OFIMÁTICA

La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar, mejorar tareas y procedimientos relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir o almacenar la información necesaria en una oficina.

Actualmente es fundamental que las oficinas estén conectadas a una red social o a internet. Comenzó a desarrollarse en la década de 1970, con la masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas.

APLICACIONES.

• Procesadores de Texto: el procesador de texto es un tipo de aplicación informática para la creación, edición, modificación y procesamiento de documentos de texto con formato, a diferencia de los editores de texto, que manejan solo texto simple.
  Los procesadores de texto son una clase se software con múltiples funcionalidades para la redacción, con diferentes tipografías, tamaños de letras o caracteres, colores, tipos de párrafos, efectos artísticos y otras opciones.
  Representa una alternativa moderna a las antiguas máquinas de escribir siendo mucho más potente y versátil.
  Los procesadores de texto brindan una amplia gama de funcionalidades ya sea tipo gráficas, semánticas, organizativas y estéticas; están con variantes según el programa informático de que se dispongan.
  Como ocurre con la mayoría de las herramientas informáticas, los trabajos realizados en un procesador de textos pueden ser guardados en forma de archivos, usualmente llamados documentos, así como impresos a través de diferentes medios.
  Los procesadores de texto también incorporan correctores de ortografía y gramática, así como diccionarios, sinónimos que facilitan en gran medida la labor de redacción.

• Hojas de Cálculo: una hoja de cálculo es un programa o aplicaciones informáticas que permite la manipulación sobre datos números dispuestos en tablas para la operación sobre cálculos complejos de contabilidad, finanzas y negocios. La hoja de cálculo es una aplicación de los paquetes de informática tradicionales que está programada para el manejo de datos numéricos y alfanuméricos con el propósito de obtener conclusiones informes de contabilidad. Las posibilidades de este tipo de aplicaciones son inmensas, ya que permite operar con cálculos complejos, fórmulas, funciones y elaborar gráficos de todo tipo. 

• Manejo de Presentaciones: son programas de presentaciones a través de diapositivas, por lo general son fáciles de utilizar y en el programa contempla la posibilidad de utilizar texto, imagines, música y animaciones. De este modo, la creatividad del usuario resulta decisiva para que las presentaciones sean atractivas y consignan mantener la atención del receptor. Sobre estos tipos de programas tenemos que decir que viene a girar en torno a tres funciones fundamentales: 

1.Un editor, que sirve no solo para escribir texto sino también para darle el formato deseado (tamaño, tipografía, color y alineación). 

2.Un sistema que se encarga de poder insertar tanto fotografías como audios e incluso archivos de vídeo. 

3.Un sistema que procede a mostrar todo contenido, sea del tipo que sea, de manera absolutamente continua. 

• Bases de Datos: una base de datos es un almacén que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. Desde el punto de vista informático la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, y cada fila de la tabla conforma un registro. 

SOFTWARE.

Un computador u ordenador se compone principalmente del software, que se refiere al conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas, y el hardware que es el conjunto de los componentes físicos de los que está hecho el equipo. 

Esto son los programas informáticos que hacen posible la realización de tareas específicas dentro de un computador. Ejemplo: Word, Excel, PowerPoint, Navegadores Web, Los Juegos, y Sistemas Operativos.

-Tipos de Software.

• Sistemas Operativos: un sistema operativo es el software o programa más importante que se ejecuta en un computador, nos permite usarlo y darle órdenes para que haga lo que necesitamos. Son importantes porque te permiten interactuar y darle órdenes al computador sin un sistema operativo el computador es inútil. Sin el sistema operativo, no tendría la plataforma que soporta los programas que te permiten hacer cartas, escuchar música, navegar por internet, o enviar un correo electrónico. Administra los recursos del computador, es decir, el software y el hardware de tu equipo. Es la estructura que soporta y  maneja todos los programas y partes del computador. 

• Software Aplicativo: es un tipo de software que funciona como un conjunto de herramientas diseñado para realizar tareas y trabajos específicos en un computador.
  Mientras los sistemas operativos se encargan de hacer funcionar tu computador, los programas se presentan como herramientas para mejorar tu desempeño. Algunos ejemplos de estos programas o aplicaciones son los procesadores de texto, como Microsoft Word, Excel, y las bases de datos como Microsoft Access.
  
  

• Lenguaje de Programación: según la definición teórica, como lenguaje se entiende a un sistema de comunicación que posee una determinada estructura, contenido y uso. La programación es, en el vocabulario propio de la informática, el procedimiento de escritura del cogido fuente de un software. De esta manera, puede decirse que la programación indica al programa informático que acción tiene que llevar a cabo y cuál es el modo de concretarla.
  Con estas nociones en claro podemos afirmar que un lenguaje de programación es aquella estructura que, con una cierta base sintáctica y semántica, imparte distintas instrucciones a un programa de computadora. 
  
  

FORMULARIOS DE GOOGLE.

Google Forms, es una aplicación a la cual podemos acceder a través de Google Drive, utilizada para crear y enviar encuestas, que son automáticamente tabuladas, permitiendo obtener cifras estadísticas exactas de las respuestas de las mismas. 

Esta herramienta nos permite conocer la opinión o posición de un grupo de personas frente a un producto, servicio, tema, entre otros, y recopilar una serie de información o datos.

Para una pequeña y mediana empresa que busca saber por qué su producto o servicio no está teniendo la aceptación y valoración en el mercado, es importante tener presente esos mitos, subraya Dagoberto Páramo, doctor en Mercadeo. “Hay ejemplo de empresas que han aplicado lo que dice la investigación de mercado y han fracasado, en cambio otras contradiciendo un estudio son exitosas con su producto”.

El insumo más importante que cualquier organización pueda tener – sea pequeña o grande – es su información. Contar con datos claros de clientes, información demográfica, económica, geográfica, gustos y tendencias permite al empresario entender una mejor manera a sus consumidores e implementar estrategias de marketing. “Con toda esta información se garantiza posicionar de un modo más óptimo sus diferentes productos o servicios”, explica Alberto Rivera, especialista en Solución en Inteligencia de Negocios.

Bibliografía:

https://www.elheraldo.co/economia/la-importancia-de-hacer-una-encuesta-236595

• A continuación, podremos observar un ejemplo de una encuesta dirigida a los clientes  de los almacenes Tennis.

SERVICIO AL CLIENTE

A medida que la competencia es cada vez mayor y los productos ofertados en el mercado son cada vez más variados, los consumidores se vuelven cada vez más exigentes. Ellos ya no solo buscan calidad y buenos precios, sino también un buen servicio al cliente.

Las empresas constantemente buscan mejorar su atención, su servicio y sus productos para satisfacer a sus clientes y liderar los mercados mediante la buena atención al cliente.

El servicio al cliente es el servicio o atención que una empresa o negocio brinda a sus clientes al momento de atender sus consultas, pedidos o reclamos, venderle un producto o entregarle el mismo.

Cuando un cliente encuentra el producto que buscaba, y además recibe un buen servicio al cliente, queda satisfecho y esa satisfacción hace regrese y vuelva a comprarnos, y que muy probablemente nos recomiende con otros consumidores. Pero por otro lado, si un cliente, haya encontrado o no el producto que buscaba, recibe una mala atención, no solo dejará de visitarnos, sino que muy probablemente también hablará mal de nosotros y contará la experiencia negativa que tuvo a un promedio de entre 9 a 20 personas dependiendo de su grado de indignación. Si a ello le sumamos el hecho de que la competencia cada vez es mayor y los productos ofertados en el mercado se equiparan cada vez más en calidad y en precio, es posible afirmar que hoy en día es fundamental brindar un buen servicio al cliente si queremos mantenernos competitivos en el mercado.

Debemos evitar que el cliente sea mal atendido, y así que deje de visitarnos o pueda llegar a hablar mal de nosotros, y más bien procurar que reciba un buen servicio al cliente, y así lograr su fidelización, tener buenas posibilidades de que nos recomiende con otros consumidores, y poder diferenciarnos o destacar ante los demás competidores.

El buen servicio al cliente debe estar presente en todos los aspectos del negocio en donde haya alguna interacción con el cliente, desde el saludo del personal de seguridad que está en la puerta del local, hasta la llamada contestada por la secretaria. Para lo cual es necesario capacitar y motivar permanentemente al personal para que brinde un buen servicio al cliente, no solo a aquellos trabajadores que tengan contacto frecuente con el cliente, sino a todos los que en algún momento puedan llegar a tenerlo, desde el encargado de la limpieza hasta el gerente general.

Asimismo, el buen servicio al cliente no solo debe darse durante el proceso de venta, sino también una vez que esta se haya concretado. La mejor herramienta para la correcta ejecución de un adecuado servicio al cliente es un Manual de Servicio al Cliente.

Un manual de servicio al cliente recopila todos los protocolos a seguir para dar un excelente atención al usuario, facilitando a los empleados comprensión de funciones y deberes en caso de trabajar en un área de relación directa con los clientes. 

El manual es vital para cualquier  organización, ya que éste es un medio para mejorar la calidad en el servicio y la atención, y por ende, atraer clientes.

• Por medio de las siguientes gráficas, podremos conocer gran parte de las pautas necesarias para un buen servicio al cliente.

TIPOS DE SOCIEDADES COMERCIALES Y CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS.

Conocemos con la definición de sociedad comercial o mercantil, a la persona o unión de personas que tienen por objeto prestar un servicio o brindar un producto en el sector comercial, obteniendo ganancias económicas por ello, ya sea con o sin ánimo de lucro. Las empresas, por su parte, se conocen como la entidades integradas por recursos materiales, económicos y humanos, por medio de las cuales se proporcionan estos bienes, productos o servicios.

Las sociedades y empresas necesitan ser categorizadas para legislar su funcionamiento y definir los diferentes convenios que éstas tienen con sus clientes internos, externos y con los organismos o instituciones superiores.

• Observemos de que se trata detalladamente a través de las siguientes presentaciones.

MANEJO DE DATOS, DOCUMENTOS Y FORMATOS.

* Hojas de Cálculo.

Una hoja de cálculo, es un programa o  aplicación informática que permite la manipulación de datos numéricos y alfanuméricos mediante tablas, con el propósito de obtener conclusiones informes de contabilidad, finanzas y negocios. Las posibilidades de este tipo de aplicaciones son inmensas, ya que permiten operar con cálculos complejos, fórmulas, funciones y elaborar gráficos de todo tipo.

* Google Drive.

Google Drive es una herramienta que anteriormente se conocía como "Google Docs". Tiene como novedad el servicio de almacenamiento de archivos en la nube y la sincronización de estos con otros dispositivos donde la misma herramienta se tenga instalada (Google Drive), por ejemplo, la sincronización de un archivo creado en un computador, a un celular. Así, los recursos están disponibles no sólo donde fueron creados y guardados, sino también automáticamente en la web, donde exista vinculación de un dispositivo a otro por medio del correo electrónico de Gmail. Esta herramienta puede instalarse en computadores, dispositivos móviles, o utilizarse desde un navegador.

Entre las características de esta herramienta se encuentran:

• Protege la información en la plataforma aún si se llegase a perder el dispositivo.
• Se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo.
• Permite compartir archivos o carpetas "en línea" con otros usuarios.
• Permite compartir archivos o carpetas "en línea" con otros usuarios
• Tiene funciones muy rápidas de búsqueda, por medio de palabras claves o filtros.

A continuación, veremos ejemplos de la utilidad de las Hojas de Cálculo en Google Drive. 

PRESENTACIÓN.

Mi nombre es Valeria Quintero Jaraba, soy estudiante de la Institución Educativa Asamblea Departamental en el sector de Buenos Aires en la ciudad de Medellín. Hago parte del grado 11°1 de estudiantes que conforman la Media Técnica de Asistencia Administrativa en convenio con Fenicia, dependencia de Fenalco Antioquia.

La Media Técnica es un nivel de educación formal en donde se prepara a los estudiantes, además de la formación académica tradicional, con una formación laboral y más avanzada con la cual pueden adelantar estudios de nivel superior (universitarios).

Algunas de sus ventajas son:

1. Se gradúan con un título de Bachilleres Técnicos.

2. Su preparación académica es de mejor calidad.

3. Establecen contactos de relación pública.

4. Reciben y acumulan un mayor conocimiento.

5. Obtienen mejores oportunidades de trabajo.